U communiceert gedurende de dag met collega’s, klanten en vele andere mensen op een manier die geen face-to-face chats met zich meebrengt. Van e-mails tot faxen tot Zoom-vergaderingen en meer: digitale communicatie heeft een revolutie teweeggebracht in de manier waarop u contact maakt met anderen.
Om er zeker van te zijn dat uw digitale communicatie een positieve indruk maakt, is het belangrijk om een aantal basisetiquette in acht te nemen. Houd bijvoorbeeld rekening met de volgende tips:
E-mailetiquette 101
Als Zoho Opmerkingen: het is belangrijk om professionele begroetingen te gebruiken, vooral wanneer u nieuwe of potentiële klanten of een manager bereikt of bedrijfseigenaar.
In plaats van een zakelijke e-mail te starten met “Hé!” of “Hallo allemaal!” het is belangrijk om meer formele begroetingen te gebruiken, zoals ‘Beste Edward’ of ‘Voor wie het aangaat.’ Toegegeven, als je een collega e-mailt die je al een tijdje kent en dat ook is Vrienden, het is prima om een meer informele begroeting te gebruiken, maar in de meeste gevallen is formeel de betere keuze.
Overweeg daarnaast om een e-mailslogan toe te voegen inclusief uw volledige naam, functietitel, telefoonnummer en e-mailadres. Hierdoor zullen de zakelijke e-mails die u verzendt beter verschijnen professioneel. Pas op dat u geen slogans of citaten onder uw naam overdrijft; de basisinformatie is voldoende.
Voeg altijd een faxvoorblad toe
Wanneer u iemand waarschuwt dat u een fax verzendt, kunt u er begrijpelijkerwijs van uitgaan dat de uwe de enige fax is die doorkomt.
Als u echter een fax verzendt naar een druk bedrijf, is de kans groot dat uw bericht verloren gaat in een stapel faxen. Om te voorkomen dat uw fax op het verkeerde bureau terechtkomt, moet u altijd een faxvoorblad meesturen, zoals een van de gratis faxvoorbladen van MijnFax. Deze sjablonen bevatten belangrijke informatie zoals uw naam, naar wie u de fax verzendt en ruimte voor een notitie over de inhoud van de fax.
Op deze manier kan de persoon die verantwoordelijk is voor het ontvangen van de faxen aan de ontvangende kant gemakkelijk zien voor wie de fax bestemd is, en hoeft hij geen kostbare tijd te besteden aan het doorlezen ervan.
Regels voor vergaderingen op afstand
Het kan ontzettend handig zijn om vanuit je woonkamer een vergadering bij te wonen via Zoom of een ander virtueel vergaderprogramma. Maar het comfort van je eigen huis geeft mensen geen carte blanche om heel nonchalant te zijn over hoe ze zich gedragen.
Als Hubspot notities maakt, op tijd arriveert voor de vergadering en, als u de leiding heeft over het Zoom-gesprek, de vergadering op de vooraf aangekondigde tijd beëindigt. Weersta de verleiding om tijdens het gesprek uw e-mail en sms-berichten te controleren; Zelfs als u momenteel niet praat, kunt u het beste altijd aandachtig kijken.
Als je aantekeningen moet maken tijdens het Zoom-gesprek, probeer dan pen en papier te gebruiken in plaats van weg te klikken op je toetsenbord. Een andere optie, als u dat wenst, is om uw microfoon te dempen, zodat anderen het tikken op uw toetsen niet kunnen horen. Als je tijdens het gesprek een vraag hebt, probeer dan de ‘opgestoken hand’-emoji te gebruiken om aan te geven dat je iets te zeggen hebt, in plaats van te onderbreken.
Etiquette maakt digitale communicatie effectiever
Digitale communicatie heeft het zeker een stuk eenvoudiger gemaakt om contact te houden met anderen op het werk. Door enkele basisregels van etiquette in gedachten te houden, kan communicatie net zo effectief zijn als face-to-face communicatie, en tegelijkertijd kan het helpen een positieve indruk op anderen te maken.
Uitgelichte afbeeldingscredits: Windows/Unsplash
