Bent u op zoek naar manieren om uw workflows soepeler te laten verlopen? Heeft u problemen met een slechte productiviteit opgemerkt? Process mapping is een superhandige manier om u te helpen uw workflows te optimaliseren en de efficiëntie in uw bedrijf of organisatie te verbeteren. Door uw huidige processen stap voor stap visueel in kaart te brengen, identificeert u kansen waar verbeteringen mogelijk zijn. Hier leest u hoe u procestoewijzing kunt gebruiken om uw workflows te optimaliseren.
Begrijp het huidige proces
Probeer uw bestaande workflows te begrijpen voordat u wijzigingen aanbrengt. Loop langzaam door elk proces en documenteer elke stap van begin tot eind. Maak niet alleen maar aannames over de stappen, maar observeer en registreer het daadwerkelijke proces. Noteer de gebieden waar u onderweg dingen kunt verbeteren. Neem even de tijd om het proces goed te begrijpen. Probeer de verleiding te weerstaan om deze stap overhaast te doorlopen.
Waarom is dit belangrijk?
Een goed begrip van de huidige workflows is erg belangrijk voor het identificeren van verbeterpunten.
Breng het visueel in kaart
Breng het proces vervolgens visueel in kaart met behulp van stroomdiagramsymbolen. Met stroomdiagrammen kunt u het grote geheel zien en zien hoe elke stap zich verhoudt tot de andere. Zorg ervoor dat u beslissingspunten, lussen en vertakkingsstappen opneemt. Door het op deze manier in kaart te brengen, kan de workflow gemakkelijk met anderen worden gedeeld en worden verbeterpunten blootgelegd. Maak een proceskaart of gebruik online stroomdiagramsoftware of whiteboards om de eerste diagrammen op te stellen. Concentreer u op het vastleggen van alle belangrijke stappen voordat u de beelden verfijnt.
Analyseer voor verbetering
Nu is het tijd om uw stroomdiagram te analyseren en te zoeken naar manieren waarop u het kunt optimaliseren. Stel een paar vragen, zoals:
- Zijn er overbodige of onnodige stappen?
- Worden er stappen uitgevoerd in een suboptimale volgorde?
- Kunnen stappen worden gecombineerd of geëlimineerd?
- Kunnen we beslispunten vereenvoudigen?
- Kunnen er stappen worden geautomatiseerd?
Identificeer knelpunten, vertragingen en andere problemen die de efficiëntie van de workflow beïnvloeden. Zoek naar manieren om het algehele proces te versoepelen en te stroomlijnen. Brainstorm met uw teamleden om te proberen enkele ideeën voor verbetering te genereren.
Veranderingen doorvoeren
Op basis van uw analyse introduceert u enkele procedurele en organisatorische veranderingen om te proberen uw workflows te optimaliseren. Enkele nuttige ideeën hiervoor zijn:
- Het elimineren van overbodige stappen
- De volgorde van stappen wijzigen
- Handmatige taken automatiseren
- Beslispunten verduidelijken
- Verbetering van de teamcommunicatie
Probeer open te staan voor het doorvoeren van grote veranderingen om de efficiëntie aanzienlijk te verbeteren. Pas het proces aan en verfijn het indien nodig. Rol de wijzigingen gefaseerd uit, zodat aanpassingen op basis van feedback mogelijk zijn.
Continu verbeteren
Het in kaart brengen en optimaliseren van processen is altijd een voortdurende oefening. Observeer regelmatig bijgewerkte workflows en zoek naar nieuwe manieren om te verbeteren. Betrek uw teamleden voor ideeën en feedback. Optimalisatie is een continu proces en geen eenmalige gebeurtenis. Stel een paar herinneringen in om de workflows opnieuw te bekijken en elke zes tot twaalf maanden naar verbeteringen te zoeken. Vervolgens kunt u nadenken over wat u leert van elke optimalisatieronde.
Als u deze stappen kunt volgen, zal het u helpen om het te gebruiken proces in kaart brengen voor meer informatie over hoe uw workflows werken. Door uw processen te visualiseren en te analyseren, ziet u waar de verspillingen, knelpunten en verbetermogelijkheden zitten. Door wijzigingen door te voeren, kunt u uw workflows verfijnen en stroomlijnen voor optimale efficiëntie. Maak van procesoptimalisatie een vaste gewoonte en u zult snel enige verbetering zien.
Uitgelichte afbeeldingscredits: Wil Porada
