Elk bedrijf wil graag geld besparen en dingen sneller gedaan krijgen. Het beheersen van de kosten kan een echte gamechanger zijn. Het gaat niet alleen om het bezuinigen op rekeningen. Het gaat erom dat u de juiste systemen gebruikt om ervoor te zorgen dat u efficiënt werkt. Je wilt geen geld weggooien aan afval.
Kleine en middelgrote bedrijven (MKB) hebben behoefte aan oplossingen voor kostenbeheer die bij hun formaat passen, niet iets dat voor een groot bedrijf is gebouwd. Met kostenbeheer kunt u elke cent bijhouden. Blijf lezen om te weten hoe u de kosten kunt verlagen en de efficiëntie kunt verhogen zonder dat u zich zorgen hoeft te maken.
Kostenbeheer voor het MKB
Elk klein bedrijf kent de waarde van geld. Je moet het verstandig besteden. Maar waar begin je? Het begint met weten wat u uitgeeft en waar. Kostenbeheertools geven u een duidelijk beeld. Ze houden uw kantoorbenodigdheden, printgewoonten en energieverbruik bij. U kunt zien wat uw budget opslokt en waar u op kunt bezuinigen. Het gaat niet om grote veranderingen. Kleine aanpassingen kunnen een groot verschil maken. Concentreer u op de essentie en beperk de extra’s.
Het verkrijgen van zichtbaarheid en controle over printactiviteiten
Afdrukken kan een stiekeme kostenpost zijn. Je merkt het pas als de rekeningen zich opstapelen. Maar jij kunt de controle overnemen. Door het printgebruik te monitoren, weet u wie wat print, hoe vaak en waarom. Je kunt zelfs grenzen stellen. Misschien heeft het marketingteam niet voor elke vergadering kleurenafdrukken nodig. Als je eenmaal weet waar het teveel zit, kun je gemakkelijk bezuinigen. Software kan u helpen dit automatisch te doen. Minder afdrukken, lagere kosten.
Gebruiksbeperkingen instellen voor kostenreductie
Grenzen werken. Als je mensen vrij spel geeft, stijgen de kosten. Stel grenzen aan zaken als printen, kopiëren en zelfs papiergebruik. Als er grenzen zijn, denken mensen twee keer na. Ze gebruiken de middelen verstandig. Met een paar klikken in een kostensysteem kun je die grenzen stellen. Geen verspillende gewoonten meer. Eenvoudige regels houden de zaken onder controle zonder extra stress toe te voegen.
Gebruik maken van apparaatbeheer voor efficiëntie
Technologie is overal op een kantoor. Printers, scanners en kopieerapparaten zijn nog maar een begin. Maar hoeveel heb je er nodig? Apparaatbeheer helpt u het maximale uit uw machines te halen. Consolideer in plaats van op elk bureau een apparaat te hebben. Deel machines tussen teams. Houd bij hoe vaak ze worden gebruikt en kijk of je er te veel hebt. Wanneer apparaten goed worden beheerd, bespaart u op onderhoud, stroom en benodigdheden. Minder rommel, meer besparingen.
Optimalisatie van de totale eigendomskosten
Er is een groter plaatje om te overwegen. De totale eigendomskosten (TCO) omvatten niet alleen de prijs van het apparaat, maar ook alles wat het nodig heeft om te functioneren. Papier, inkt, reparaties: het klopt allemaal. Wanneer u de juiste tools kiest, verlaagt u de TCO. Zoek naar energiezuinige apparaten. Kies machines die langer meegaan. Vervang verouderde apparatuur die vaak kapot gaat. Minder reparaties en betere prestaties zorgen ervoor dat er meer geld in uw zak blijft.
Minimaliseren van downtime door realtime monitoring
Tijd is geld. Wanneer uw systemen uitvallen, verliest u beide. Realtime monitoring laat je problemen zien voordat ze crises worden. Met de juiste configuratie kunt u al uw kantoorapparaten volgen en zien of er iets mis is. Heeft een printer bijna geen inkt meer? Is een scanner traag? Repareer het voordat het kapot gaat. Hoe minder problemen u heeft, hoe efficiënter uw kantoor werkt. Minder stilstand betekent een betere productiviteit.
Verspilling verminderen met printregels
Soms zijn het de simpele dingen. Stel regels in voor het afdrukken. Sta alleen kleurenafdrukken toe als dat nodig is. Stel dubbelzijdig afdrukken in als standaard. Beperk het aantal pagina’s dat mensen tegelijk kunnen afdrukken. Deze regels besparen papier, toner en energie. Ze laten werknemers ook nadenken over wat ze printen. Hebben ze dat document van 20 pagina’s echt in kleur nodig? Waarschijnlijk niet. Als u de verspilling onder controle houdt, houdt u ook de kosten onder controle.
Verbetering van de verantwoordelijkheid tussen afdelingen
Iedereen op kantoor speelt een rol bij het kostenbeheer. Het is niet alleen een zaak van het financiële team. Door het gebruik per afdeling bij te houden, kunt u zien welke teams de meeste middelen gebruiken. Drukt IT te veel rapporten af? Neemt HR het kopieerapparaat in beslag? Als mensen weten dat ze in de gaten worden gehouden, zijn ze bewuster. Verantwoording drijft verantwoordelijkheid. Het is gemakkelijk om te zien waar veranderingen moeten plaatsvinden en wie een duwtje in de rug nodig heeft.
Tips voor het kiezen van het juiste kostenmanagementsysteem
Nu u weet wat kostenbeheer kan doen, hoe kiest u het juiste systeem? Begin met het beoordelen van uw behoeften. Zoek naar software die gemakkelijk te gebruiken is, maar alle functies biedt die u nodig heeft. Zorg ervoor dat het kan meegroeien met uw bedrijf. Je wilt het niet binnen een jaar ontgroeien. Controleer op goede klantenondersteuning. Als er iets misgaat, heb je hulp nodig. En tot slot, zorg ervoor dat het binnen uw budget past. Het juiste systeem betaalt zichzelf na verloop van tijd terug.
Kosten besparen gaat niet over het doorvoeren van drastische veranderingen. Het gaat om slimme beslissingen. Met Effectief kunt u elk deel van uw kantoor controleren oplossingen voor kostenbeheer. Van printen tot apparaatbeheer: u bespaart door verspilling te verminderen en de efficiëntie te verhogen. De sleutel is weten waar uw geld naartoe gaat en kleine aanpassingen doorvoeren. Uiteindelijk draait het allemaal om balans. Met de juiste tools kan uw bedrijf groeien zonder veel geld uit te geven.
Uitgelichte afbeeldingscredits: Declan Zon/Unsplash
